书信在长期写作的过程中，逐渐形成了一套约定俗成的格式。象上下款的称呼，因人而异，开头结尾的致敬祝颂之辞，有许多习用语；抬头、空格等等，也有通行的行款；为阅读古代的书札和今人所写的文言信件所应该了解，这里略谈相关的常识，以见一斑。
书信大致可以分为给长辈的(父母、师长、上司等等)，给平辈的(兄弟、朋友、同学、同卒子等)，给晚辈的(子侄、学生等等)三种。上款写受信人，下款写作书人，中间叙正文，三种书信均同，为明清以来常见的格式。但汉魏六朝的书札，却都先写自己的姓名，后列受书人。《报任少抑书》的开头“太史公牛马走司马迁再拜言少卿足下”，就是这样。太史公，官名；牛马走，为司马迁自谦之语；再拜，表示行礼；足下，为对任少卿的敬词。下面的“曩者辱赐书，教以顺于接物，推贤进士为务”这一段话，接着任少卿来信的话头，引起下文；末尾只说“书不能悉意，略陈固陋，谨再拜”，不再署名。这种先署己名的格式，直到近代仍有人沿用，不过不象先写受信人上款的那样普遍，而对人称字(后来亦称人的别号)不呼名以及在书信的首尾致敬问候的传统，至今还在延续，不过因时世不同，用语有异而已。
给长辈写信，上款当然不具名，旧时在称呼之下要加“大人”，后面还得有敬词和领起正文的习用语，如对父亲，一般上款都写“父亲大人膝下，敬禀者”，末尾写“敬请福安”和“男某某叩禀”的下款。“膝下”之称，专用于父母；“禀”泛指下对上陈述事情，领起正文的“敬禀者”，亦可用于老师和其他尊长。
从前向长辈言事，要措辞恭敬，书信行文，相应地有许多讲究。以对老师说，上款“大人”下的敬词，多用“座下”、“座右”、“座前”、“尊前”、“道席”、“函丈”(函，为“容”义；函丈，指师生相对，中间有容一大之地，以便于讲问指点)等等。正文之前，以“敬惟”(帷，亦可写作“维”、“唯”，为“思”、“想”之义。“敬惟”就是“敬想”，有表示希望的意思)或“恭惟”领头，致意问候。如：“老师大人函丈，敬禀者：违侍经年，时切高山仰止之思，敬惟道履康强，凡百顺适为慰！”下面接写正文，叙述事情，就是一种常见的格式。老师为传道授业之人，故称“道履”(“履”指起居行止，实际是说身体)；弟子要侍奉老师，所以没见老师的面说“违侍”或“失侍”；“高山仰止”，亦多以表示思念老师。书信用语必须切合双方的关系和身份，于此可见。
又旧时致书上司或作官的尊长，多于上款的“大人”之下写“钧鉴”或“钧座”，末尾写“敬请钧安”。信中于对方的意见，称为“钧旨”，信封土写“某某人钧启”。古以钧陶喻国政，故后来对仕宦的称呼多冠“钧”字，逐渐成为官场的俗套。
作为书信整体结构的一部分，常在叙事完结之后，加上“不具”、“不备”、“不一一”等等，谦称书意简略，不能事事详陈，跟着再用“肃此”、“专此”等，以两个字总括一下，然后写请安祝颂的话和下款。如上面所举致老师的信之例，正文末可接“肃此，敬请福安(或“道安”)，受业(或“门生”、“门人”)某某谨禀”。“肃此”为“恭敬地写了此信”之意，说明叙事已毕。如果下款不用“谨禀”字样，也可以写“肃拜”、“再拜”、“载拜”(“载”通“再”)、“顿首”、“叩首”等等，表示恭敬。至于“座下”、“座右”、“座前”、“尊前”等词，对一般年长都可使用，惟“函丈”仅限于称老师。
朋友之间通信，或称仁兄，或称先生，视关系亲疏而定。称呼下面的敬词，一般用“阁下”、“执事”、“左右”等等。其他如对文士用“史席”、“撰席”；对将帅用“魔下”或“节下”；对持节的使者或掌节钺的封疆大吏如总督、巡抚亦用“节下”；对作御史的用“台下”；各有特殊含义，但都是表示自谦，不敢直指其人的意思。“足下”，在旧中国时多以称君主，后来成为书札中的普通敬词，习惯用于比较亲近或年轻的朋友。如果上款不写“阁下”、“足下”之类的敬词，即于称呼之下加“大鉴”、“惠鉴”、“踢鉴”、“青鉴”等语，作为开头。“大”是尊称；“惠鉴”、“踢鉴”，是说惠予阅览此信；“青”谓青眼，指垂青赐阅；都是客气话。
至于末尾的祝颂问候之语，常用的是“安”、“祺”、“祉”、“绥”(“安”、“绥”，平安；“祉”、“祺”，吉祥，福气)等词。如对文人学者说“敬请文安”或“道安”、“撰安”、“敬颂文祺”或“教祺”；对大官显宦说“肃颂勋祺”或“勋祉”(上款下写“勋鉴)；对军队长官说“敬颂戎绥”；对患病之人说“敬请痊安”；对客居之人说“敬请旅安”；对穿孝之人说“敬请礼安”；俱不能乱用。“肃颂”的“肃”，表恭敬；“顺颂”的“顺”，是顺便。说话分寸，也有区别。其他如“敬请大安”或“近安”；“敬颂时绥”或“刻祉”；“顺颂康吉”、“敬候起居健吉”、“顺祝行止佳胜”等等，则一般通用。上下款都写在信末的，多为给熟人的便函。有时信已写完，于纸尾又叙他事，即书“又及”，一般不再署名。
下款署名之下有的写“某启”、“拜启”、“谨启”、“手启”、“敬启”、“手具”、“拜具”、“某白”、“白疏”等等。“启”、“具”、“白”、“疏”，为述说、条陈之意。有的写“叩泐”、“拜泐”、“手泐”等等。“泐”，原指雕刻，引申为书写，“手泐”就是“手写”。但“沥”字之前不加“叩”、“拜”等表敬礼之词者，一般仅用于长辈对晚辈。如父与子书。下款常常只写“父泐”。不用“启”、“白”等词，在下款署名后以“顿首”、“再拜”(或“载拜”)、“百拜”、“肃拜”、“叩首”等词表示敬礼者，在平辈通信中也很常见。若正居父母之丧，则下款称“制”，不写“顿首”，而用“稽颡”。如清何义门(焯)与友人书，下款即有写“制同学弟焯稽颡”的。清人书札，“顿首”多作草体，好像“十五”两字连写，而将中间一横向下拉长，有如签押一样。
旧时写信，因所谈之事，不愿人知，或其他原故，不署下款，常作“名心肃”、“名心具”，交信人见笔迹即知其为谁，心照不宣。也有写“名单具”、“名笺肃”、“名另肃”、“名正肃”、“名另泐’‘者，则系于此信之外另名附贴(即名片)，或另有署名之正函。也有的信件，在末尾书“两隐”或“两浑”，即上下款都略去的意思。其注“阅后付丙”的，是希望看完焚去，免为人见。在天干中“丙”属火，故以“丙”为火的代称。
给子侄写信，比较随便。往往于开头直呼其名，书“某儿见字”，末尾问好与否，也不一定。若致函后进或世交晚辈，则与一般朋友通信无大区别。